Un sistema di controllo di gestione è un insieme di procedure che permettono di monitorare le attività di un barca, per vedere se si stanno muovendo verso il conseguimento degli obiettivi, stabiliti in sede di pianificazione iniziale.
Il KPI (Key Performance Indicator), detto anche Indicatore Chiave di Prestazione, rappresenta l’insieme degli indicatori che misurano le prestazioni di un asset, in questo caso il nostro asset sono le barca dei nostri clienti. Ciò consente di capire se un asset si sta discostando o no da un obiettivo o un budget prefissato.
Questo presuppone la formulazione di obiettivi, la misurazione dei risultati ottenuti e un'analisi degli scostamenti rispetto alle previsioni.
A cosa servono i KPI?
Tali indicatori devono essere strettamente legati agli obiettivi da raggiungere. Una volta identificati tali obiettivi (goal), vanno definiti i KPI, i quali, affinché controllino gli eventuali progressi fatti verso l’ottenimento dei propri obiettivi, devono essere misurabili.
In pratica i KPI vengono definiti all’inizio di una strategia e poi valutati nel prosieguo per capirne l’andamento, dato che ciascun KPI include un obiettivo ben preciso da raggiungere.
Possiamo dire che un Indicatore Chiave di Prestazione, o KPI appunto, è sostanzialmente una metrica che descrive quanto efficacemente ci si scosta (o ci si avvicina) ad un certo obiettivo prefissato.
Il successo di un progetto è spesso connesso all'impiego di un sistema di controllo di gestione adatto a monitorare costantemente lo stato del piano di lavoro. Un project management gestito con buone pratiche di controllo consente di ridurre i fallimenti del progetto del 15%.
Abbiamo detto che i Key Performance Indicator sono segnalatori di come sta funzionando la gestione e misurano le prestazioni dei processi di gestione. Esistono diverse tipologie di KPI che variano soprattutto in base alle diverse realtà armatoriali e alle tipologie di esigenze.
Gestire una flotta di charter non può avere gli stessi KPI della gestione di un Fisherman di 28 piedi.
Non c’è un numero specifico di KPI di cui un’organizzazione ha bisogno, e non necessariamente di natura finanziaria, ma tutti indistintamente devono soddisfare i seguenti requisiti:
- Quantificabilità: i KPI devono poter essere espressi in forma di numeri cioè devono essere misurabili in termini matematici.
- Continuatività: i KPI devono essere misurati con periodicità opportuna.
- Rilevanza: i KPI devono essere rilevanti per le decisioni (niente è importante se tutto è importante!)
- Significatività: i KPI devono permettere di determinare se la gestione sta effettivamente migliorando o retrocedendo.
Perché applichiamo i KPI come uno degli strumenti per la gestione della tua barca?
Per avere un controllo di gestione ottimale è necessario avere dei parametri da monitorare costantemente. Esistono molte tipologie di KPI, che si adattano ai diversi settori di attività, ma si diversificano secondo i diversi reparti (KPI FINANZIARI , COMMERCIALI, GESTIONALI, di MARKETING, di PRODUZIONE, ecc.) che hanno tutti, comunque, le caratteristiche sopra evidenziate.
In Sealuxury per il controllo di gestione della barca utilizziamo prevalentemente tre tipi di KPI: Finanziari, Gestionali, di Pianificazione e Monitoraggio.
Non esiste un numero preciso di KPI aziendali da monitorare. Anche in questo caso la decisione andrà presa sulla base delle tue specifiche esigenze. L’importante è selezionare i parametri veramente rilevanti per te.
Nel nostro caso a tradurre le necessità dell’armatore in un sistema di controllo di gestione SMART spetta al Financial Controller Nautico con le necessarie competenze.
I principali vantaggi da adottare per controllo di gestione attraverso la costruzione di un “sistema di KPI” consistono in:
- riduzione degli sprechi, contenimento dei costi, ottimizzazione dei processi;
- individuazione dei centri di costo e di guadagno;
- aumento della capacità previsionale e quindi dell’efficacia delle scelte strategiche;
- aumento della capacità di controllo delle varie aree funzionali, con la conseguenza di una maggior serenità e tranquillità dell’armatore nel dedicarsi a godersi la barca, sapendo di avere sempre un quadro aggiornato e sicuro dell'andamento;
- aumento della concretezza della gestione e quindi aumento del valore degli investimenti;
- fornitura degli elementi chiave per prendere decisioni importanti con razionalità;
- aumento della capacità di comunicare il valore della barca in una vendita futura;
- monitoraggio di fornitori e servizi nel tempo (tempi di esecuzione dei lavori, qualità del lavoro svolto, affidabilità, prezzi);
- pianificazione degli interventi.
Gli indicatori chiave di prestazione sono importanti per un business perché lo aiutano a concentrarsi su obiettivi comuni e a garantire che tali obiettivi rimangano allineati all’interno dell’organizzazione.
Per perseguire i propri obiettivi è fondamentale monitorare costantemente le attività chiave per vedere cosa funziona e cosa no. Questa attenzione aiuterà il business a rimanere sul compito e a lavorare su progetti significativi che aiuteranno a raggiungere gli obiettivi più velocemente.
